El cargo de Auxiliar Administrativo es un puesto de nível de entrada en una empresa y tiene como objetivo brindar apoyo a las diferentes áreas de la organización. El titular de este cargo estará bajo la supervisión del Jefe Administrativo o de la Gerencia y se encarga de diversas tareas administrativas y de oficina. Las responsabilidades de un Auxiliar Administrativo pueden variar según la empresa, pero generalmente incluyen las siguientes tareas:
- Atender y recibir a los clientes, visitantes y proveedores que llegan a la empresa y brindarles información básica de la organización.
- Realice labores de archivo y gestión documental, tanto física como digital, para mantener organizados los registros y documentos de la empresa.
- Gestionar las comunicaciones internas y externas, como correo electrónico, teléfono, chat y correspondencia postal, y dirigir las solicitudes a las personas correspondientes.
- Realizar tareas de apoyo en la gestión de recursos humanos, como la elaboración de contratos de trabajo, seguimiento a permisos, licencias, entre otros.
- Apoyar en la gestión de compras y suministros, realizar trámites para la adquisición de materiales y suministros de oficina, y mantener actualizado el inventario.
- Brindar apoyo en la elaboración de informes y reportes de gestión y en la preparación de la documentación necesaria para la presentación de los trámites administrativos ante entidades públicas o privadas.
- Registrar transacciones financieras en el sistema contable, como facturas de proveedores, pagos a proveedores, recibos de clientes, cobros de clientes, nóminas, entre otros.
- Verificar la exactitud y la integridad de la información financiera registrada en el sistema contable.
- Realizar conciliaciones bancarias para garantizar que las transacciones en el estado de cuenta bancaria coincidan con las transacciones registradas en el sistema contable.
- Preparar y emitir facturas a los clientes, así como realizar seguimiento a las cuentas por cobrar.
- Realizar tareas administrativas como archivar documentos financieros, preparar informes contables, mantener un registro actualizado de los gastos y los ingresos de la empresa, entre otros. Para desempeñar este trabajo se requiere de habilidades de comunicación, capacidad para trabajar en equipo, manejo de herramientas de ofimática, habilidades en gestión documental, organización y planificación, y disposición para realizar múltiples tareas y trabajar en un ambiente dinámico. Además, se valoran habilidades de atención al cliente, proactividad y responsabilidad. Requirements Requisitos - Haber aprobado hasta tercer año de la universidad o haber concluido estudios a nível semi-profesional en el área Contable o contar con experiências equivalente de 1 a 3 años como Auxiliar Administrativa.
- Iniciativa y Proactividad, Capacidad para tomar decisiones, Capacidad multitudinaria.