Ningún apoyo económico por reubicación
153434 - Panamá, Panamá, Panamá
**Colgate-Palmolive se complace en invitar solicitudes para el puesto de asistente administrativo que reporta al vicepresidente y gerente general para la región de América Central. Esta función apoyará principalmente al vicepresidente y gerente general y también a los miembros extendidos del equipo de liderazgo (finanzas y recursos humanos), con tareas administrativas generales, como la planificación de reuniones, informes, eventos y viajes. El Asistente Administrativo brindará apoyo al VP y Gerencia General, Director de Finanzas y Director de Recursos Humanos resolviendo tareas administrativas diarias a nível práctico de acuerdo con las políticas y procedimientos internos, sirviendo de enlace entre el ejecutivo y otros departamentos y países relacionados. El puesto requiere que el individuo demuestre un alto nível de iniciativa, buen juicio y la capacidad de manejar información confidencial de una buena manera. Este rol es reconocido en toda la Compañía como un experto en el campo administrativo.**
**Hablemos de principales responsabilidades**:
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Calendario y Agendas**
- ** Coordina el calendario maestro para el GM y toda la organización**
- ** Coordina la agenda y calendario de la GM**
- ** Realiza un seguimiento y coordina los calendarios de una o más personas y programa reuniones**
- ** Proporcionar apoyo administrativo para las reuniones en el sitio para incluir la planificación de reuniones y la coordinación logística con personas de múltiples ubicaciones y/o funciones.**
- ** Proporcionar planificación de reuniones y coordinación logística para los comités liderados por VP y GM**
- ** Brinda apoyo administrativo integral antes, durante y después de grandes reuniones de conferencias.**
- ** Coordina con frecuencia reuniones con personas de múltiples ubicaciones para reuniones fuera del sitio.**
- ** Es posible que deba estar físicamente presente para brindar asistencia administrativa en reuniones fuera del sitio**
- ** Experto en coordinar reuniones utilizando nuevas tecnologías y es un recurso de capacitación y usuario avanzado para nuevas tecnologías de reuniones: video/auditoría/conferencias en red.**
- **Soluciona problemas de equipos en salas de conferencias antes y durante cualquier reunión y sabe a quién contactar para obtener asistencia técnica.**
- ** Comunicarse clara y efectivamente en medios verbales, escritos y electrónicos.**
- ** Inicia y redacta correspondencia rutinaria (horarios, cartas, memorandos, correos electrónicos) y no rutinaria (encuestas, actas, planes de proyectos, anuncios e ideas de mejora continua) con una narrativa significativa**
- ** Crea y/o edita presentaciones que incluyen formatos, diseños y contenido con atención a los detalles y supervisión mínima**
- ** Influye en el enfoque de la presentación y juega un papel importante en el desarrollo del "producto" final para los miembros del departamento**
- ** Responde de forma independiente y realiza un seguimiento de las solicitudes de información en función del conocimiento adquirido del departamento/área**
- ** Comparte información confidencial con discreción y mantiene informados a los demás dentro del departamento. Los documentos escaneados/copiados se realizan correctamente para su distribución.**
- ** Recopila informes y/o información de fuentes internas/externas que requieren investigación y conocimiento de la organización (por ejemplo, extrayendo información de intranet/internet para obtener datos relevantes para el departamento).**
- ** Administración de la plataforma Cytric Travel & Expense, usuarios y otros requerimientos**
- ** Organiza con frecuencia viajes internacionales y coordina los arreglos de viaje para varias personas.**
- ** Prepara itinerarios de viaje de forma independiente**
- ** Prepara informes de gastos de viaje para el vicepresidente y gerente general, el director de finanzas y el director de recursos humanos a tiempo y con una supervisión mínima**
- ** Gestionar visas y otros documentos legales del VP & GM**
- ** Administra múltiples proyectos y eventos según lo requiera el vicepresidente y gerente general, el director de finanzas y el director de recursos humanos**
- ** Apoya al vicepresidente y gerente general (generalmente un expatriado) en sus necesidades personales, incluidas las necesidades familiares, relacionadas con vivir y trabajar en Guatemala.**
- ** Toma la iniciativa de simplificar los sistemas y procesos para eliminar el trabajo innecesario**
- ** Crea y utiliza redes informales para obtener apoyo y conseguir cosas**
- ** Sensibilidad extrema a la confidencialidad de los datos y la información**
- ** Realiza otras tareas que se le asignen**
**¿Qué necesitas para aplicar?**
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Licenciatura en Administración de Empresas, Relaciones Internacionales o áreas afines o Carrera Técnica en Secretariado o áreas afines**
- ** Al menos 5
