**Responsabilidades**: Actividades Administrativas** - Realizar la decoración de la empresa en fechas especiales de acuerdo con el calendario de actividades.
- Organización de eventos/reuniones de la empresa, reservando y organizando la sala de reuniones, garantizando que la sala cuente con todos los artículos de papelería necesarios, contratación de coffee breaks y almuerzos de acuerdo con las solicitudes recibidas.
- Mantener las salas de reunión abastecidas con agua, útiles de oficina y monitoreando que los proyectores, televisores y sistema de audio estén en perfecto funcionamiento, y reportar al departamento de IT de manera oportuna.
- Garantizar que el procedimiento de consumibles sea aplicado y apoyar las compras administrativas locales llevando controles de consumo de los insumos de cocina y papelería.
- Canalizar y dar apoyo en el seguimiento de la necesidad de reparaciones o mantenimiento de las instalaciones, equipos o mobiliarios de oficina, hasta su solución.
- Apoyar en la coordinación las actividades del equipo de limpieza y seguridad, reportando cualquier problema a la empresa responsable.
- Tramitar los carnets de PLP, calcomanías y carnets de acceso a la garita principal para nuevos empleados.
- Archivar documentos y organizarlos de acuerdo con la política interna de documentos.
- Responsable por dar seguimiento y control a la Política de reciclaje y todas sus actividades, gestionando el correcto almacenaje y destino final, programando la divulgación de campañas y capacitación de los empleados.
- Apoyo en el control de las llaves de las oficinas, elaboración de actas de entrega, coordinación de la creación de copias de las llaves, custodiar las llaves de Gestiona Humana y Administración que apliquen.
**Actividades de Gestión Humana**:
- **Proceso de Reclutamiento y Selección**: Asistir el departamento en la programación de entrevistas, preparación de informe de entrevistas, realizar pre-entrevistas digitales o telefónicas, aplicaciones de pruebas técnicas/conocimientos, realización de entrevistas de vacantes operarias o nível junior, revisión de manuales de puestos, actualización de manuales de puestos en el servidor y en SharePoint, preparación y envío de comunicados internos sobre vacantes, creación de archivos físicos y digitales, proyección y solicitud de exames médicos, coordinación de la gestión de uniformes y EPP. Preparar el escritorio de nuevos empleados, con artículos de oficina.
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**Proceso de Inducción**: Asistir al departamento en la preparación de la agenda de inducción, confección de contratos, preparación de las políticas y documentos para firma, preparación del kit de bienvenida, coordinación de sala y mesa para nuevo colaborador, inclusión en beneficios, presentación de la Inducción corporativa, realización de tour por las instalaciones, gestión de foto y carnet de colaborador con IT, ingreso en el sistema de marcación SIA, gestión de lockers (cuando aplique), ingreso al sistema de gestión de desempeño, solicitud de asignación de cursos corporativos mandatorios por posición, gestión de la evaluación de la inducción para implementación de mejoras. Envío de comunicado de bienvenida al nuevo colaborador. Llevar el control de inventario de los artículos de los kits de bienvenida y baby box, manteniendo un inventario mínimo disponible y apoyando en la compra anual.
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**Comunicación Interna**: Redacción, revisión y envío de los comunicados internos y anuncios de manera oportuna, con alta calidad y respetando los parámetros de la gestión documental interna. Mantener la carpeta compartida y el Sharepoint actualizado con los comunicados y anuncios enviados. Impresión y divulgación de los comunicados en PLP y Mina, manteniendo los tableros de comunicados actualizados.
- **Capacitaciones**: Brindar apoyo en la logística de las capacitaciones de acuerdo con la necesidad de estas (transportes, hoteles, alimentación, entre otras). Confirmar la asistencia de los invitados. Para capacitaciones internas, coordinar la reserva de la sala de capacitaciones y prepararla con el montaje, útiles y equipo tecnológico necesario.
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**Salidas de personal**: Gestionar la exclusión de los beneficios y la desactivación del usuario en el sistema de gestión de desempeño, gestión de tiempo y administración de personal.
- **Planilla**: Compila las novedades, genera reportes y verifica cálculos de la planilla conforme al calendario establecido. Genera cálculos y solicita el pago de impuestos patronales y acreedores. Sigue la normativa vigente para garantizar su seguimiento debido. Apoya el área contable en auditorías internas y externas sobre cálculo de salario.
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**Desempeño**: Apoya en el seguimiento al plan anual de gestión de desempeño.
- **Bienestar**: Apoya en el seguimiento a los programas de bienestar para los empleados y sus familias que propendan por el mejoramiento de la calidad de vida d