Adoptar las medidas propuestas en las acciones identificadas durante las auditorias. Actualizar los registros que le correspondan en el sistema Odoo. Mantener los archivos en orden. Completar los registros correctamente para ubicar la información y recuperarla de ser necesario. Atender de forma asertiva cualquier comunicación recibida por parte del cliente interno y externo. Mantener actualizado el consecutivo de toda correspondencia emitida y mantener sus archivos en orden. Cumplir con lo establecido en los procedimientos de seguridad de la información. Atender posibles consultas provenientes de clientes sobre algún contrato u orden de compra. Revisar y verificar que los requisitos relacionados con el producto o servicio plasmado en la cotización concuerden con el contrato o la orden de compra que genera la entidad contratante y si existe diferencia resolverlas. Mantener un seguimiento continuo al cumplimiento de los requisitos relacionados con la orden de compra o contrato. Dar seguimiento a los contratos, órdenes de compra o cotizaciones aprobadas que hayan sido facturadas antes de recibir el original de la misma. Registrar manualmente los movimientos de la orden de compra o contrato en el sistema de órdenes, si ha sido facturada antes de recibir la orden de compra. Confeccionar tiquetes de bodegas y documentos relacionados para cumplir con el contrato u orden de compra. Completar las casillas de grupo táctico, administrador encargado, especialista de ventas. Revisar los reportes del sistema de órdenes de compra o APEX para su seguimiento. Mantener los archivos y registros de órdenes de compras, contratos o cotizaciones aprobadas actualizadas. Dar seguimiento continuo a los contratos, órdenes de compra o cotizaciones aprobadas para evitar incumplimientos de requisitos hasta la presentación de cuenta con la documentación exigida. Coordinar con el Especialista de Ventas las rebajas de los productos en los TB dentro de la factura o con R4 (Requisición de salida para contratos globales). Verificar si existen notas de entregas para cada orden de compra, contratos o cotizaciones aprobadas. Revisar los inventarios de la organización, para cumplir con las órdenes de compra, contratos, cotización aprobadas, de no haber producto comunicar al Especialista de ventas para que confeccione el pre-pedido. Dar seguimiento a la documentación que quedo pendiente por retirar en la entidad contratante de acuerdo a la orden de compra, contrato o factura necesarios para la presentación de cuentas. Realizar la solicitud de entrega de documentos por medio de Odoo, generar un tiquete y entregar la documentación completa y necesaria al documentador en planta. Dar seguimiento al administrador de pedidos y/o especialista para conocer el status de los pedidos relacionados con la orden de compra, contrato o cotizaciones aprobados. Coordinar con los grupos de bodega e inventario el ingreso de pedidos urgentes al sistema. Dar seguimiento al registro de los equipos en comodato en el sistema NAF. Notificar cualquier queja de producto QP (Complaint) al grupo de Asuntos Regulatorios
- Coordinar con el Administrador de servicio Técnico y/o Especialista de Ventas para que
- revisen los equipos en bodega antes de emitir el tiquete de bodega. Asegurar que se realicen las instalaciones de equipos, entrenamientos y mantenimientos de acuerdo a lo solicitado en la orden de compra, contrato o cotización aprobada. Asegurar el buen uso y mantenimiento de instalaciones, equipos, maquinarias, vehículos, recursos informáticos y otros medios, destinados a cada grupo. Cumplir con las medidas de salud y seguridad establecida por la organización. Programar sus vacaciones y permisos cumpliendo con los lineamientos que establece la organización. Justificar y documentar el uso del adelanto de dinero en la solicitud de viáticos. Completar el Reporte de Gastos en base a los lineamientos que establece la organización.Educación y/o Experiência: Estudios Universitarios en Administración de Empresas, Finanzas, Economía, Contabilidad.Experiência: Experiência de Dos (1) a tres (3) años en puestos relacionados al cargo.