**Administrador (a) de Oficina - Darién**Misión del puesto**: Soportar la ejecución de los programas que HIAS Panamá, particularmente la operación en Darién, ofrece desde la estrategia financiera y presupuestaria, asegurando el seguimiento de los gastos asociados a cada de uno de los proyectos garantizando los requerimientos de acuerdo con las normas (fiscales y contables) y las regulaciones del país, los lineamientos establecidos por la oficina central y nuestros donantes.**Funciones esenciales (más no limitativas)**: - En coordinación con el equipo financiero, comunica y asegura el cumplimiento de las necesidades administrativas, operativas y de logística, para la realización de las actividades del Programa. Apoyar a los funcionarios del proyecto en cuanto a establecer contactos con proveedores y solicitar cotizaciones en las localidades. Gestionar con el personal del proyecto todo lo relacionado con los gastos. Revisar y dar seguimiento a los presupuestos del proyecto y reporta su avance al área programática y de finanzas.
Completar el formato de detalle de gastos, donde refleja los movimientos asociados al proyecto. Garantizar que toda la información contable del proyecto (ingresos, egresos, bancos, otra) se encuentre en el Sistema Administrativo. Llevar control de los gastos ejecutados de acuerdo a las solicitudes de fondos. Archiva la información administrativa semanalmente.
Consolidación de todos los comprobantes de egreso de los gastos registrados. Archiva documentos contables para uso y control interno. Lleva un control del inventario de los activos**Requisitos y calificaciones**: - Profesional con título en áreas administrativas (Contabilidad, Administración, Negocios, Finanzas). Al menos 2 años de experiência en posiciones afines, con necesidades prioritarias en el orden y control de la información.
Conocimientos avanzados de Office 365, y el uso de sus herramientas colaborativas
- Deseable inglés intermedio, con capacidad de comprensión lectora. Deseable experiência en ERP: Microsoft Dynamics GP, Netsuite de Oracle, u otros
- Capacidad de trabajo en equipo multidisciplinario. Excelentes habilidades organizativas. Un plus, experiência previa en organización sin fines de lucro (ONGs)
- Ubicación Principal de trabajo: Metetí, Darién
- Otros desplazamientos: la posición incluye misiones a Ciudad de Panamá y otros puntos del Darién