Atención de recepción del edificio.
Atención de llamadas y redirección de las mismas.
Atención de los requerimientos de clientes externos e internos.
Ingresos al edificio.Gestión de tickets internos Pedidos de insumos (comida, limpieza, oficina) Gestión de credenciales: Gestión de presupuesto.
Provisiones.
Adjudicación y entrega al trabajador.
Pago a proveedores.
**Gestión de correspondencia**: Recepción y despacho de correspondencia.
Notificación al área usuaria.
**Entrega al área usuaria.
Gestión de servicios primarios**: Pagos y presupuestos.Gestión de condiciones de servicio.
Gestión de incidentes y mejoras en caso de ser necesarias.
Validación de pagos con consorcios en caso de ser necesario (servicio de agua, luz, gas, teléfono, impuestos municipales).
**Control de servicios secundarios**: Control de las tareas de los proveedores, coordinar y planificar las labores de los proveedores para entrega de un buen servicio.Control de planillas y seguimiento.
Gestión de pago de facturas.
Gestión de presupuesto asociado.
Gestión de proveedores adicionales, ante eventualidades.Gestión de mantenimiento preventivo, aires acondicionados.
Gestión de mantenimientos correctivos, gestión y validación de presupuesto asociado, gestión de garantías.
Gestión de tareas de limpieza profunda: Alfombras.
Luces.
**Muebles altos.
Aplica a**: Proveedores de limpieza.
Proveedores de mantenimiento.
Proveedor de café.Proveedor de snack.
Proveedor de fumigación.
Proveedor de zonas verdes.
Proveedor de sanitización.Proveedor de insumos de higiene y cocina.
Fruta y bebida en la oficina.
Proveedor branding.
Gestión de prácticas de seguridad e higiene: Mantenimiento de extintores.Inclusión de señalización para evacuar y planos.
Inclusión de documentos a carpeta de S&H.
Gestión del espacio de la oficina: Gestión de la reserva de salas para reuniones especiales.
Gestión de espacios para eventos.Gestión de materiales de juego.
Gestión de cartelería física del espacio.
Gestión de cartelería digital (pantallas, si las hay) coordinación del contenido y transmisión.
Gestión de condiciones de orden y aseo del espacio.Gestión de catering para reuniones.
Control y reporte de reserva de los puestos de trabajo.
Seguimiento del Opex: Input para la confección y pedido anual del mismo.
Informe del Opex.Informe de desvío, savings.
Recepción de facturas en ingreso de las mismas al sistema.
Revisar y detectar posibles problemas, fallas que puedan afectar al cliente/operación y resolverlos.
En caso que el incidente requiera soporte adicional con otra área o presupuesto, gestionar revisión.Punto de contacto con los propietarios de los edificios, consorcios (según aplique) para validar la realización de mantenimiento de áreas comunes.
**Gestión y conteo de activos**: Conteo inicial de todos los activos.
Control de entradas y salidas.
Entregas (si aplica), ejemplo sillas.Devoluciones (si aplica), ejemplo sillas.
Proceso de donación.
Proceso de contabilidad (altas y bajas para depreciación) Gestión de stock e insumos de oficina.
Supervisión de obras.
**Coordinación de mudanzas.
Input para seguros asociados**: Responsabilidad civil contra terceros.
Bienes y activos para daños.
**Micro obras.
**Soporte coordinación de eventos en la oficina**: Aplica a: Aperturas.
Rituales (reuniones de negocio tipo All Hands, de equipo).
Celebraciones (afters, etc.)
Implica: Coordinación del evento.
Coordinación de catering.Coordinación de ingresos.
Coordinación de proveedores en el evento y contratación de adicionales.
Coordinación pantalla digital.