**Descripción del puesto**:
Atención de recepción del edificio.
Atención de llamadas y redirección de las mismas.
Atención de los requerimientos de clientes externos e internos.
Ingresos al edificio.
Gestión de tickets internos
Pedidos de insumos (comida, limpieza, oficina)
Gestión de credenciales:
- Gestión de presupuesto.
- Provisiones.
- Adjudicación y entrega al trabajador.
- Pago a proveedores.
Gestión de correspondencia:
- Recepción y despacho de correspondencia.
- Notificación al área usuaria.
- Entrega al área usuaria.
Gestión de servicios primarios:
- Pagos y presupuestos.
- Gestión de condiciones de servicio.
- Gestión de incidentes y mejoras en caso de ser necesarias.
- Validación de pagos con consorcios en caso de ser necesario (servicio de agua, luz, gas, teléfono, impuestos municipales).
Control de servicios secundarios:
- Control de las tareas de los proveedores, coordinar y planificar las labores de los proveedores para entrega de un buen servicio.
- Control de planillas y seguimiento.
- Gestión de pago de facturas.
- Gestión de presupuesto asociado.
- Gestión de proveedores adicionales, ante eventualidades.
- Gestión de mantenimiento preventivo, aires acondicionados.
- Gestión de mantenimientos correctivos, gestión y validación de presupuesto asociado, gestión de garantías.
Gestión de tareas de limpieza profunda:
- Alfombras.
- Luces.
- Muebles altos.
Aplica a:
- Proveedores de limpieza.
- Proveedores de mantenimiento.
- Proveedor de café.
- Proveedor de snack.
- Proveedor de fumigación.
- Proveedor de zonas verdes.
- Proveedor de sanitización.
- Proveedor de insumos de higiene y cocina.
- Fruta y bebida en la oficina.
- Proveedor branding.
Gestión de prácticas de seguridad e higiene:
- Mantenimiento de extintores.
- Inclusión de señalización para evacuar y planos.
- Inclusión de documentos a carpeta de S&H.
Gestión del espacio de la oficina:
- Gestión de la reserva de salas para reuniones especiales.
- Gestión de espacios para eventos.
- Gestión de materiales de juego.
- Gestión de cartelería física del espacio.
- Gestión de cartelería digital (pantallas, si las hay) coordinación del contenido y transmisión.
- Gestión de condiciones de orden y aseo del espacio.
- Gestión de catering para reuniones.
- Control y reporte de reserva de los puestos de trabajo.
Seguimiento del Opex:
- Input para la confección y pedido anual del mismo.
- Informe del Opex.
- Informe de desvío, savings.
Recepción de facturas en ingreso de las mismas al sistema.
Revisar y detectar posibles problemas, fallas que puedan afectar al cliente/operación y resolverlos. En caso que el incidente requiera soporte adicional con otra área o presupuesto, gestionar revisión.
Punto de contacto con los propietarios de los edificios, consorcios (según aplique) para validar la realización de mantenimiento de áreas comunes.
Gestión y conteo de activos:
- Conteo inicial de todos los activos.
- Control de entradas y salidas.
- Entregas (si aplica), ejemplo sillas.
- Devoluciones (si aplica), ejemplo sillas.
- Proceso de donación.
- Proceso de contabilidad (altas y bajas para depreciación)
Gestión de stock e insumos de oficina.
Supervisión de obras.
Coordinación de mudanzas.
Input para seguros asociados:
- Responsabilidad civil contra terceros.
- Bienes y activos para daños.
- Micro obras.
Soporte coordinación de eventos en la oficina:
Aplica a:
- Aperturas.
- Rituales (reuniones de negocio tipo All Hands, de equipo).
- Celebraciones (afters, etc.)
Implica:
Coordinación del evento.
Coordinación de catering.
Coordinación de ingresos.
Coordinación de proveedores en el evento y contratación de adicionales.
Coordinación pantalla digital.
**Requisitos**:
- Un mínimo de dos años de experiência en facilities.
- Secundaria completa, deseable con estudios universitarios.
- Se requiere familiaridad con las aplicaciones informáticas, incluyendo Microsoft, Windows y Outlook.
- Familiaridad con los sistemas de software de órdenes de trabajo.
- Persona dinámica capaz de trabajar de forma independiente.
- Proactivo, innovador, sistemático y capaz de trabajar bajo alta presión.
- Buena postura para trabajar con los líderes de cada departamento.
- Excelentes habilidades de organización y gestión de proyectos; capacidad de gestionar múltiples prioridades.
- Analítica y de resolución de problemas.
- Demostrar habilidades de organización con la capacidad de manejar con éxito múltiples prioridades en un entorno dinámico.
**Detalles**:
**Nível mínimo de educación**: Universitario
