HIAS Panamá está en la búsqueda de un profesional para ocupar la posición de Oficial de Programas. El Oficial de Programas apoya al Gerente de Programas en la planificación, organización, realización y seguimiento de los aspectos logísticos de las actividades desarrolladas en el marco de los proyectos implementados por HIAS. Participa en la elaboración de informes y propuestas para ser presentadas a donantes. Brinda soporte básico en la atención de consultas sobre el uso de herramientas tecnológicas en la organización (ProGres y otras matrices de recopilación de información).
**Funciones esenciales**: Participa en la coordinación y desarrollo de las actividades encargadas a la Gerencia de Programas. Contribuye a la realización de un control regular del progreso de proyectos y actividades hacia el logro de objetivos y resultados, a través de una comunicación permanente con el personal de las oficinas en el país. Conduce personalmente visitas de monitoreo para evaluar el desempeño general de las operaciones, en apoyo a la Gerencia de Programas. Contribuye y apoya en la coordinación de la recopilación de información para los informes de progress, lecciones e innovaciones, desarrollo y fortalecimiento de capacidades internas y capacitación y en la generación de materiales del programa relativos a la comunicación interna y externa.
Responde a las solicitudes de información y orientación de las oficinas de HIAS en el país. Prepara herramientas y documentos para la utilización y orden de las comunicaciones internas y externas de la oficina. Mantiene el control del inventario de materiales de comunicación y de asistencia de HIAS (brochures, afiches, volantes, suplementos nutricionales) y coordina la entrega de estos insumos. Participa activamente en las sesiones de coordinación y definición de rutas de trabajo para la organización de reuniones y otras actividades de HIAS.
Apoya en la preparación de aspectos administrativos y logísticos relacionados con la organización de las actividades y proyectos desarrollados por HIAS (preparación de cotizaciones, convocatorias, seguimiento, entre otras). Brinda soporte para la atención y registro de personas que asistan a actividades de HIAS y verificación de aspectos logísticos. Apoya el levantamiento de minutas de reuniones internas o externas a las que acompañe a la Gerencia de Programas o a la dirección Pais. Mantiene actualizada la base de datos de cooperantes.
Participa en la elaboración de propuestas para donantes. Apoya el monitoreo de avance de los proyectos en coordinación con Gerente de Programas. Apoya en la atención de dudas específicas sobre el uso de la base de datos interagencial, procura dar solución a los problemas de acuerdo con lo establecido en las directrices operativas y flujos establecidos, y comunica a la Gerencia de Programas cualquier situación que no se haya podido resolver, para que ésta lo informe a ACNUR. Realiza visitas de campo a las oficinas en fronteras para verificar cumplimiento de metas y apoyar en asuntos puntuales.
Participa en reuniones con contrapartes y socios a solicitud de la Dirección de HIAS. Contribuye en la compilación y generación de información requerida para la elaboración de informes. Planificación, diseño, organización, realización y seguimiento de la logística de actividades según necesidades de la organización y de los proyectos. Apoya en la realización de actividades de fortalecimiento de capacidades del personal.
Apoya a la Gerencia de Programas, a la Dirección y al equipo de trabajo de HIAS para promover los intereses de las personas beneficiarias en cualquier otra forma que se considere necesario. Cualificaciones y requerimientos: Mínimo Grado de formación en Áreas de las Ciencias Sociales. Manejo de Windows, Office e Internet. Experiência en manejo de bases de datos.
Conocimiento del manejo de la herramienta Progress es un plus. Persona responsable, discreta, dinámica y proactiva. Habilidad para trabajar con personas de diferentes culturas. Habilidad para trabajar en equipo de forma efectiva.
Excelente manejo de relaciones interpersonales. Experiência laboral en temas relacionados con la atención de población vulnerable, especialmente personas refugiadas o solicitantes de refugio. Experiência en la logística y organización de actividades (planificación, diseño, organización, realización y seguimiento). DECLARACIÓN: Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nível de trabajo que debe ser desempeñado.
Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiência, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar. HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con