Ejecutiva de Servicio al Cliente se realiza las siguientes funciones: Revisar y responder a las consultas de clientes de forma oportuna y precisa, por teléfono, email o chat y dar su respuesta y seguimiento. (diario) Establecer y mantener canales de comunicación eficaces con los clientes, garantizando que sus necesidades se resuelven con prontitud y a su entera satisfacción y total fidelidad.
Revisar los pedidos que han realizado el departamento comercial contra el sistema (OLK).
Colaborar con los departamentos internos (ventas) para garantizar la preparación puntual y precisa de los pedidos de exportación, incluida la preparación de pedidos e instrucciones especiales para el envío de las mercancías.
Coordinar con los encargados de importación de cada cliente para organizar el transporte de mercancías, negociar las tarifas (de no tenerlo) y garantizar la entrega a tiempo.
Confirmado el pedido se genera un picking list e instrucciones y se envía a bodega. (EDI) Nota Importante : El pedido debe demorar no más de 5 días en bodega si es internacional y si es Zona Libre 24 horas.
Coordinar con EDI todos los aspectos de la logística de exportación, incluida la programación, documentación, y el cumplimiento de las normas aduaneras.
Revisar el packing contra picking list y si hay alguna diferencia o comentario contactar a EDI, antes de facturar y entregar.
Preparar documentos de envío, como facturas comerciales, listas de empaquetado y conocimientos de embarque u otro documento solicitado, una vez hayan organizado con el agente del cliente.
Enviar factura a bodega (EDI) del pedido para que contenedor/traspaso/salida, sea entregado.
Enviar documentos finales al cliente no mas de 48 horas de hacer salido. (Facturas comerciales, listas de empaquetado y conocimientos de embarque u otro documento solicitado, fechas de salida y llegada) Supervisar y hacer un seguimiento de los envíos, proporcionando actualizaciones periódicas a las partes interesadas internas y a los clientes, garantizando una entrega puntual y precisa.
Mantener y actualizar los registros de envío, los sistemas de seguimiento y las bases de datos para garantizar una información precisa y accesible. (Información en el SAP) Resolver cualquier problema relacionado con los envíos, como retrasos, daños o discrepancias, coordinándose con las partes pertinentes y aplicando medidas correctoras.
Preparar documentos extras como notas de crédito y débito.
Colaborar con los equipos internos para optimizar los procesos logísticos de exportación (ventas, contabilidad, cobros y ventas).