Job Description Background Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a 'leave no one behind' approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
Duties and Responsibilities El (La) Asociado-a Administrativo proporciona servicios de apoyo, asegurando alta calidad, exactitud y consistencia del trabajo. Funciones/Resultados Esperados: Brindar apoyo administrativo el/la Team Leader del Clúster Gobernabilidad y Construcción de la Paz, Área De Seguridad Ciudadana enfocándose en los siguientes resultados: Apoyar la Unidad responsable en los procesos de selección y obtener la documentación requerida para las contrataciones que sean necesarias, archivando los documentos en las carpetas correspondientes tanto físicas como en el archivo electrónico; obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la adquisición de equipos y materiales; organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario. Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de pagos; llevar un control de los pagos por renta, teléfonos, mantenimiento y otros; redacción y confección de notas e informes según requerimiento del supervisor: asistir la Unidad responsable en la preparación de las actas y otros informes de las reuniones y eventos realizados. Apoyo la Unidad responsable en la realización de los pagos y archivo de los soportes documentales; tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores; apoyo a la Unidad responsable en la confección de requisiciones, comprobantes de pago, cuando sea requerido; dar seguimiento en conjunto con la Unidad responsable a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/consultor; apoyar al Asesor Regional en la conciliación mensual de los gastos, comparándolos con el reporte financiero que es utilizado en el PNUD Centro Regional cuando sea necesario.
Llevar el archivo físico y electrónico sobre las conciliaciones mensuales de gastos, la ejecución presupuestaria y los informes financieros que se requieran. Elaborar solicitudes de autorizaciones de viajes, hacer el cálculo correspondiente y realizar el trámite de aprobación, previo a las misiones; cotizar itinerarios de viaje conforme a las normas del PNUD Centro Regional y adquirir los boletos electrónicos; reservar alojamiento y asegurar el transporte de consultores, cuando sea requerido; Realizar los trámites correspondientes para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales del personal que viaje en misión, y de participantes a talleres o eventos; realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios de consultores; realizar el trámite de obtención de visas para las misiones; archivar electrónicamente la documentación relacionada con las misiones (informes de misión, etc.); Realizar, en el marco de sus competencias técnicas, otras actividades que le asignen en apoyo a la gestión del/la Team Leader del Clúster Gobernabilidad y Construcción de la Paz, Área De Seguridad Ciudadana. Arreglo Institucional: El (La) Asociado-a Administrativo-a trabaja bajo la dirección del/la Team Leader del Cluster de Gobernabilidad y Construcción de la Paz, en el Centro Regional del PNUD para América Latina y el Caribe. Competencies Competencias Esenciales Lograr Resultados: LEVEL 1: Demostrar que se centra en lograr resultados de calidad y en el impacto.
**Pensar Innovadoramente**: LEVEL 1: Mirar más allá de los enfoques convencionales y los métodos establecidos. Aprender Continuamente: LEVEL 1: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal. Adaptarse con Agilidad: LEVEL 1: Ser flexible en el manejo del cambio, y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajo. Actuar con Determinación: LEVEL 1: No rendirse ante la adversidad y los contratiempos; demostrar resiliencia y compostura Participar y Asociarse: LEVEL 1: LEVEL 1: Actuar de forma que demuestre empatía e inteligencia emocional, mostrando consideración por las necesidades y los sentimientos de los demás.
Gestión de Negocios Sensibilización Digital Capacidad e inclinación para adoptar rápidamente nuevas tecnologías, ya sea comprendiendo hábilmente sus usos o mediante la comprensión de su impacto y el empoderamiento de otros para que las utilicen según sea necesario Agenda 2030 Gobernabilidad Construcción de Estado y Gobernanza Adquisiciones