**DESCRIPCIÓN DE PUESTO** **Asistente Operaciones y Logística** **HIAS PANAMÁ**Departamento**: Administrativo**Ubicación**: Chiriquí**_**Objetivo del puesto**: Responsable del apoyo en la gestión logística del componente y el soporte administrativo requerido para la ejecución efectiva del desarrollo de las operaciones de la organización.**Funciones principales**: - Soporte logístico en el funcionamiento de la oficina, incluyendo la conducción del vehículo oficial de la organización;
- Encargado de los procesos de cotización y compra de bienes y servicios requeridos por las oficinas y los programas de atención. Atención a proveedores de bienes y servicios, garantizando el pago oportuno de los compromisos de la organización. Coordina con el personal lo relacionado con las necesidades administrativas y de logística para la realización de actividades, como talleres, seminarios y/o actividades programadas. Velar por el mantenimiento de las medidas básicas de seguridad de la oficina y de los bienes activos.
Recibir, registrar, enviar, las correspondencias o comunicaciones de la organización. Con base a instrucciones del supervisor, realizar arreglos de logística y gestiones administrativas para seminarios, actividades, reuniones requeridas por la oficina. Realizar las tareas asignadas a su cargo en función de las prioridades y necesidades del desarrollo de los programas de HIAS Panamá- Planificar, registrar, sistematizar e informar sus labores según los lineamientos y políticas de HIAS. Participar en reuniones de equipo local, sesiones de supervisión y capacitación que se solicite.
Entrega en tiempo y forma sus programaciones, informes y cualquier otro tipo de información que solicite la Administración, Dirección. Otras tareas relacionadas con su posición y para el cumplimiento de sus responsabilidades que sean solicitadas. Llevar el registro de uso (kilometraje, uso de combustible, otro) y mantenimiento del vehículo bajo su responsabilidad, de acuerdo con los parámetros establecidos.**Calificaciones y requisitos**: - Organización y manejo del tiempo: - Estar en la capacidad de realizar varias tareas al mismo tiempo en un ambiente dinámico y activo. Ser organizado y detallista.
**Habilidades de comunicación**: - Comunicarse de manera clara para comprender las instrucciones de sus supervisores. Permanecer en calma y tener una actitud positiva y cortés en todo momento. Estar en la capacidad de enfocarse en las necesidades de su supervisor, brindando un alto nível de servicio. Capacidad de trabajar de manera independiente y como parte de un equipo.
Altamente responsable y confiable. Comprometido a prestar un excelente servicio que supere las expectativas de la empresa o cliente. Uso de plataformas virtuales (Teams, Zoom)
- Ética y Valores
- Orientación a resultados
- Comunicación
- Trabajo en Equipo
- Adaptabilidad y flexibilidad**Instrucciones para la aplicación**: Envíe su **currículum y su expectativa salarial**, a nuestro sitio web;
- HIAS es una organización judía sin fines de lucro que trabaja en 16 países, en los cinco continentes para asegurar que los refugiados y las personas desplazadas estén protegidas. A través de los Estados Unidos, ayudamos a los refugiados a reunirse con sus familias, reasentarse y ser auto suficientes.
Guiados por nuestros valores e historia, ayudamos a los refugiados a reconstruir sus vidas con seguridad y abogamos por asegurar que todas las personas desplazadas sean tratadas con dignidad._- HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido._