ASISTENTE DE LOGÍSTICA Y CONDUCTOR - DARIÉN **Funciones principales**: - Recibir, atender y derivar a las personas que visitan la oficina
- Registro de datos de las personas que visitan la oficina
- Proveer información sobre el funcionamiento de la oficina y servicios
- Atención telefónica: manejo de la central telefónica, recepción, realización y derivación de llamadas. Informar al personal sobre los visitantes que solicitan sus servicios/atención
- Soporte logístico en el funcionamiento de la oficina: sala de espera, preparación de actividades/reuniones, oficinas
- Encargado de los procesos de cotización y compra de bienes y servicios requeridos por las oficinas y los programas de atención. Atención a proveedores de bienes y servicios, garantizando el pago oportuno de los compromisos de la organización. Coordina con el personal lo relacionado con las necesidades administrativas y de logística para la realización de actividades, como talleres, seminarios y/o actividades programadas.
Velar junto a la oficial de administración por el mantenimiento de las me didas básicas de seguridad de la oficina y de los bienes activos. Recibir, registrar, enviar, las correspondencias o comunicaciones de la organización. Con base a instrucciones del supervisor, realizar arreglos de logística y gestiones administrativas para seminarios, actividades, reuniones requeridas por la oficina. Realizar las tareas asignadas a su cargo en función de las prioridades y necesidades del desarrollo de los programas de HIAS Panamá- Planificar, registrar, sistematizar e informar sus labores según los lineamientos y políticas de HIAS.
Participar en reuniones de equipo local, sesiones de supervisión y capacitación que se solicite. Entrega en tiempo y forma sus programaciones, informes y cualquier otro tipo de información que solicite la Administración, Dirección. Otras tareas relacionadas con su posición y para el cumplimiento de sus responsabilidades que sean solicitadas.**Conductor y **Mensajería**: - Conducir el vehículo de HIAS Panamá para la realización de misiones, trabajo comunitario, reuniones, gestiones administrativas, logísticas y de cualquier otro tipo requerido para el funcionamiento del Programa en Panamá. Incluye traslados y estadías en provincias donde HIAS realice su trabajo.
Regirse a lo estipulado en la Ley de Tránsito Vigente en Panamá. Cumplir cabalmente la política de seguridad, de ética y código de conducta de HIAS. Verificar y garantizar el mantenimiento rutinario del vehículo, previendo su adecuado funcionamiento. Llevar el registro de uso (kilometraje, uso de combustible, otro) y mantenimiento del vehículo bajo su responsabilidad, de acuerdo a los parámetros establecidos.
**Organización y manejo del tiempo**: - Estar en la capacidad de realizar varias tareas al mismo tiempo en un ambiente dinámico y activo. Ser organizado y detallista. Habilidades de comunicación: - Comunicarse de manera clara para comprender las instrucciones de sus supervisores. Permanecer en calma y tener una actitud positiva y cortés en todo momento.
Estar en la capacidad de enfocarse en las necesidades de su supervisor, brindando un alto nível de servicio. Capacidad de trabajar de manera independiente y como parte de un equipo. Altamente responsable y confiable. Comprometido a prestar un excelente servicio que supere las expectativas de la empresa o cliente.**Requisitos**: - Estudios de Bachiller o estudios universitarios.
Experiência en logística, carga, gestión de transporte. Experiência mínima de un año como conductor de transporte particular entre provincias. Manejo de internet y excel (para generar reportes).
