Antecedentes Descripción de la oficina/unidad/proyecto El proyecto 00102796 Fortalecimiento del INADEH para la Gestión Integral y Sostenible del Programa de Formación Profesional busca contribuir al reposicionamiento del INADEH como rector de la formación profesional, al fortalecimiento institucional, a la mejora de la calidad de la oferta educativa de hoy y del futuro, y a mejorar la gestión operativa.
De esta manera, la acción del PNUD se centra en apoyar en la generación de una visión del sistema de formación técnica profesional con alternativas diferenciadas que sirvan a todas las personas, a la economía y a la sociedad. Organizar la gobernanza de la formación técnica profesional, la vinculación educación - empleo, superar la sexta frontera, y poner el talento y capacidad de las y los panameños en la reactivación de nuestra economía serán algunas de las acciones que se enmarcan en este panorama desafiante que afrontaremos y desarrollar la estrategia del cambio del proyecto definida como "Formación Profesional como instrumento para fortalecer competencias, asegurar medios de vida y hacer una economía competitiva".
Por ello, la conformación del equipo tiene como tarea, la integración de dos (2) Asistentes de Administración y Finanzas para la Unidad Coordinadora del Proyecto, con la finalidad de continuar la gestión de apoyo al INADEH, a través de la realización de trabajos, a nível profesional, orientados a la ejecución y seguimiento de diversos trámites de la institución, entre los que se encuentran administración de personal, administración de activos, adquisiciones y su respectiva administración de contratos, así como la gestión de pagos y diversos trámites operativos requeridos por la institución.
Alcance del trabajo
El/la Asistente de Administración y Finanzas trabaja bajo la supervisión de la Coordinación del Proyecto PS102796 y en estrecha colaboración con el equipo del INADEH, en la implementación de los objetivos y de las actividades del Programa para el cual labora. En miras de seguir el plan de trabajo de los proyectos, se establecen sus principales funciones:
Asistir a los proyectos con INADEH en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación de los Proyectos, incluidas las funciones de apoyo administrativo.
Apoyar en el seguimiento, monitoreo y evaluación de la implementación de los Proyectos.
Proveer apoyo administrativo y logístico para la ejecución de actividades de los proyectos.
Facilitar la coordinación con INADEH, así como con cualquiera de los actores que tengan relación con los proyectos.
Apoyar administrativamente en la contratación y gestión de personal de los proyectos como le sea requerido.
Asistir en los procesos para la adquisición de bienes y servicios en el marco de los proyectos, incluyendo la tramitación de cotizaciones, elaboración de términos de referencia, solicitudes de cartas de compromiso, solicitudes de orden de compra, solicitudes de contratos, solicitudes de enmiendas, entre otros.
Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas.
Presentar informes financieros, administrativos, de auditoría y otros como sean necesarios.
Generar una base de datos de contactos, proveedores, personal, y documentación que tiene y produce el Proyecto.
Actualizar la información en Atlas sobre el Proyecto.
Presentar informes de avance trimestrales de ejecución del Proyecto
Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto, mantener actualizados los archivos documentales de los proyectos.
Mantener actualizado el registro de inventario del proyecto y asegurar el adecuado traspaso al socio implementador o a quien se acuerde en Junta de Proyecto.
Preparar y tramitar todas las solicitudes de pago y que cada una cuente con la documentación soporte.
Preparar y tramitar los pagos de viáticos al personal del proyecto.
Monitorear las órdenes de compra y los vouchers que no hayan sido pagados.
Orientar al/la Coordinador/a de Proyecto en normas y procedimientos del PNUD para asegurar su correcto cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos y financieros.
Confeccionar actas, minutas, notas y memos que se requieran dentro de los Proyectos.
Cumplir con los requerimientos del ciclo anual de Proyectos.
Atender tareas asignadas por el Coordinador/a de Proyecto, relacionadas al cargo descrito.
Realizar, en el marco de su experiência y competencias técnicas, las actividades que le asignen en apoyo a la gestión de las iniciativas que se lleven a cabo en el marco del Programa País de PNUD.
**Impacto de Resultados**:
La asistencia técnica del PNUD a las instituciones nacionales busca desarrollar una estrategia que, además de propiciar la inserción de la población al sector productivo, sirva como elemento integrador de nuevas alianzas entre el sector gubernamental y el sector empresarial con el doble prop