Alcance del trabajo El/la Asistente de Administración y Finanzas trabaja bajo la supervisión de la Coordinación del Proyecto PS102796 y en estrecha colaboración con el equipo del INADEH, en la implementación de los objetivos y de las actividades del Programa para el cual labora. En miras de seguir el plan de trabajo de los proyectos, se establecen sus principales funciones: Asistir a los proyectos con INADEH en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación de los Proyectos, incluidas las funciones de apoyo administrativo. Apoyar en el seguimiento, monitoreo y evaluación de la implementación de los Proyectos. Proveer apoyo administrativo y logístico para la ejecución de actividades de los proyectos.
Facilitar la coordinación con INADEH, así como con cualquiera de los actores que tengan relación con los proyectos. Apoyar administrativamente en la contratación y gestión de personal de los proyectos como le sea requerido. Asistir en los procesos para la adquisición de bienes y servicios en el marco de los proyectos, incluyendo la tramitación de cotizaciones, elaboración de términos de referencia, solicitudes de cartas de compromiso, solicitudes de orden de compra, solicitudes de contratos, solicitudes de enmiendas, entre otros. Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas.
Presentar informes financieros, administrativos, de auditoría y otros como sean necesarios. Generar una base de datos de contactos, proveedores, personal, y documentación que tiene y produce el Proyecto. Actualizar la información en Atlas sobre el Proyecto. Presentar informes de avance trimestrales de ejecución del Proyecto Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto, mantener actualizados los archivos documentales de los proyectos.
Mantener actualizado el registro de inventario del proyecto y asegurar el adecuado traspaso al socio implementador o a quien se acuerde en Junta de Proyecto. Preparar y tramitar todas las solicitudes de pago y que cada una cuente con la documentación soporte. Preparar y tramitar los pagos de viáticos al personal del proyecto. Monitorear las órdenes de compra y los vouchers que no hayan sido pagados.
Orientar al/la Coordinador/a de Proyecto en normas y procedimientos del PNUD para asegurar su correcto cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos y financieros. Confeccionar actas, minutas, notas y memos que se requieran dentro de los Proyectos. Cumplir con los requerimientos del ciclo anual de Proyectos. Atender tareas asignadas por el Coordinador/a de Proyecto, relacionadas al cargo descrito.
Realizar, en el marco de su experiência y competencias técnicas, las actividades que le asignen en apoyo a la gestión de las iniciativas que se lleven a cabo en el marco del Programa País de PNUD. Impacto de Resultados: La asistencia técnica del PNUD a las instituciones nacionales busca desarrollar una estrategia que, además de propiciar la inserción de la población al sector productivo, sirva como elemento integrador de nuevas alianzas entre el sector gubernamental y el sector empresarial con el doble propósito de ampliar las oportunidades de empleo para los jóvenes y adultos y elevar la productividad y competitividad de las empresas nacionales. El objetivo general de la cooperación del Sistema de las Naciones Unidas es contribuir sustancialmente al Desarrollo Humano Sostenible mediante el pleno ejercicio de los derechos humanos. Este objetivo incluye la garantía de condiciones de bienestar para toda la población y, por ende, un apoyo directo a la erradicación de la exclusión y de la pobreza, la creación de mejores condiciones de gobernabilidad y el estímulo al crecimiento económico.
Acuerdo Institucional El/la Asistente de Adminisración y Finanzas estará bajo la supervisión directa del/la Coordinador/a del Proyecto PS102796 "Fortalecimiento del INADEH para la Gestión Integral y Sostenible del Programa de Formación Profesional". El /la Asistente de Administración y Finanzas se ubicará en la Unidad Coordinadora del Proyecto PS102796 (UCP), la cual se encuentra dentro de las instalaciones del Centro INADEH de Tocumen, Provincia de Panamá. Competencias Competencias Básicas 1. Logro de Resultados Nível 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.
**2. Piensa de manera innovadora Nível 1**: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras. 3. Aprende contínuamente Nível 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación 4.
**Se adapta con agilidad Nível 1**: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambiguedad/incertidumbre, es flexible. 5. Actúa con determinación Nível 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adv