Asistente - Arquitectura E Ingeniería

DESCRIPCIÓN GENÉRICA Confeccionar, registrar y ejecutar tareas o procesos operativos propios de la gestión a la que reporta, facilitando el cumplimiento de los indicadores administrativos y de productividad del área, teniendo en cuenta las normas, procesos y procedimientos, con la finalidad de apoyar en el logro de los objetivos. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA Principales responsabilidades Brindar el soporte administrativo al área de Proyectos de Infraestructura realizando las siguientes tareas: Actualizar información en los cuadros de control de cada proyecto. Registrar las facturas en el cuadro de control, y enviarlas a Pagos Administrativos para su proceso. Gestionar la firma de los contratos y documentos para permisos de cada proyecto.Solicitar órdenes de compra y registrar las solicitudes en el cuadro de control. Solicitar revisión del personal que ingresará a los proyectos, actualizar el cuadro de control, y archivar los documentos en la carpeta compartida. Solicitar la creación de proveedores nuevos, y archivar los documentos en la carpeta compartida. Llevar el control del archivo de planos (asignar casilla, etiquetar, y registrar el retiro y devolución de estos).Solicitar con las respectivas áreas los documentos necesarios para permisos municipales. Compaginar los registros de los informes de activos fijos con los de proyectos, así como también verificar los registros de servicios especiales (vigilancia y aseo) en Flexio. Brindar asistencia a la asistente administrativa cuando se requiera (almuerzos, permisos, incapacidades, vacaciones, etc.).