Ningún apoyo económico por reubicación # 153434 - Panamá, Panamá, Panamá Colgate-Palmolive se complace en invitar solicitudes para el puesto de asistente administrativo que reporta al vicepresidente y gerente general para la región de América Central. Esta función apoyará principalmente al vicepresidente y gerente general y también a los miembros extendidos del equipo de liderazgo (finanzas y recursos humanos), con tareas administrativas generales, como la planificación de reuniones, informes, eventos y viajes. El Asistente Administrativo brindará apoyo al VP y Gerencia General, Director de Finanzas y Director de Recursos Humanos resolviendo tareas administrativas diarias a nível práctico de acuerdo con las políticas y procedimientos internos, sirviendo de enlace entre el ejecutivo y otros departamentos y países relacionados. El puesto requiere que el individuo demuestre un alto nível de iniciativa, buen juicio y la capacidad de manejar información confidencial de una buena manera.Este rol es reconocido en toda la Compañía como un experto en el campo administrativo.**Hablemos de principales responsabilidades**: Calendario y Agendas Coordina el calendario maestro para el GM y toda la organización Coordina la agenda y calendario de la GM Realiza un seguimiento y coordina los calendarios de una o más personas y programa reuniones Proporcionar apoyo administrativo para las reuniones en el sitio para incluir la planificación de reuniones y la coordinación logística con personas de múltiples ubicaciones y/o funciones.Proporcionar planificación de reuniones y coordinación logística para los comités liderados por VP y GM Brinda apoyo administrativo integral antes, durante y después de grandes reuniones de conferencias.Coordina con frecuencia reuniones con personas de múltiples ubicaciones para reuniones fuera del sitio.Es posible que deba estar físicamente presente para brindar asistencia administrativa en reuniones fuera del sitio Experto en coordinar reuniones utilizando nuevas tecnologías y es un recurso de capacitación y usuario avanzado para nuevas tecnologías de reuniones: video/auditoría/conferencias en red.Soluciona problemas de equipos en salas de conferencias antes y durante cualquier reunión y sabe a quién contactar para obtener asistencia técnica.Comunicarse clara y efectivamente en medios verbales, escritos y electrónicos.
Inicia y redacta correspondencia rutinaria (horarios, cartas, memorandos, correos electrónicos) y no rutinaria (encuestas, actas, planes de proyectos, anuncios e ideas de mejora continua) con una narrativa significativa Crea y/o edita presentaciones que incluyen formatos, diseños y contenido con atención a los detalles y supervisión mínima Influye en el enfoque de la presentación y juega un papel importante en el desarrollo del "producto" final para los miembros del departamento Responde de forma independiente y realiza un seguimiento de las solicitudes de información en función del conocimiento adquirido del departamento/área Comparte información confidencial con discreción y mantiene informados a los demás dentro del departamento.Los documentos escaneados/copiados se realizan correctamente para su distribución.Recopila informes y/o información de fuentes internas/externas que requieren investigación y conocimiento de la organización (por ejemplo, extrayendo información de intranet/internet para obtener datos relevantes para el departamento). Administración de la plataforma Cytric Travel & Expense, usuarios y otros requerimientos Organiza con frecuencia viajes internacionales y coordina los arreglos de viaje para varias personas.Prepara itinerarios de viaje de forma independiente Prepara informes de gastos de viaje para el vicepresidente y gerente general, el director de finanzas y el director de recursos humanos a tiempo y con una supervisión mínima Gestionar visas y otros documentos legales del VP & GM Administra múltiples proyectos y eventos según lo requiera el vicepresidente y gerente general, el director de finanzas y el director de recursos humanos Apoya al vicepresidente y gerente general (generalmente un expatriado) en sus necesidades personales, incluidas las necesidades familiares, relacionadas con vivir y trabajar en Guatemala.Puedes presentar tu solicitud en línea y adjuntar todos los documentos relevantes, como una carta de presentación o un currículo.Las solicitudes que se reciban por medio de correo electrónico no serán consideradas en el proceso de selección. Conviértete en parte de nuestro equipo.Esperamos recibir tu solicitud pronto.