Buscamos un profesional que se encargue de prestar asesoría y ayuda general en las distintas áreas operativas de una empresa. El asistente cuenta con los conocimientos básicos para llevar a cabo diversas labores de planificación y organización de tareas en un negocio. Posee habilidades en el manejo de distintas herramientas tecnológicas y logísticas para crear una agenda de actividades ordenada.
Responsabilidades clave:
? Soporte administrativo general:
? Responder llamadas telefónicas directas, correos electrónicos y consultas.
? Coordinar el cumplimiento de la legislación local (permisos, formalidades y
servicios), como solicitudes y procedimientos ante el gobierno o agencias.
? Capacidad de comunicación para gestionar/priorizar solicitudes del
equipo global de la empresa.
? Organizar y programar citas para gerentes y empleados.
? Planificar y coordinar reuniones, tomando actas detalladas según sea necesario.
? Redactar y distribuir correos electrónicos, correspondencia, memorandos, cartas y formularios.
? Ayudar en la preparación de informes programados regularmente.
? Desarrollar y mantener un sistema de archivo para documentos y registros.
? Actualizar y mantener las políticas y los procedimientos de la oficina.
? Gestión de la oficina:
? Solicitar suministros de oficina e investigar nuevas ofertas y proveedores.
? Mantener listas de contactos y actualizarlas según sea necesario.
? Reservar los viajes de los empleados.
? Presentar y conciliar informes de gastos.
? Brindar apoyo general a los visitantes y actuar como punto de contacto para
clientes internos y externos.
?Tareas especializadas:
? Conocimiento del cumplimiento legal local.
? Investigar temas específicos de la industria y preparar materiales para las próximas reuniones.
? Corregir informes y garantizar la precisión de la documentación.
? Colaborar con otros líderes de equipo para supervisar y completarlas evaluaciones de desempeño del personal.
? Ayudar a incorporar a los nuevos empleados y asegurarse de que estén familiarizados con los procedimientos de la oficina.
Requisitos y habilidades:
? Experiencia:
? Se valorará la experiencia comprobada como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina en un entorno de nueva creación.
? Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas.
? Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
? Habilidades técnicas:
? Dominio de Google Sheets. Conocimientos en manejo de office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Defender, OneDrive, Designer)
? Capacidad para utilizar los equipos de oficina de manera eficaz.
? Habilidades interpersonales:
? Excelente gestión del tiempo o Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar el trabajo.
? Atención al detalle y capacidad para resolver problemas.
? Habilidades de comunicación.
? Inglés y español a nivel avanzado con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
? Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.
? Estudios universitarios preferiblemente en Contabilidad, Administración o Derecho.
Salario:
El salario para este puesto será de $1,200 USD menos impuestos mensuales.
NOTA: Este puesto comenzará en modalidad Home Office y gradualmente se convertirá en un puesto presencial.