Contrato por prestación de servicios.
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correo zguerrero aidforaids.org
asunto Asistente administrativa financiera panamá
Funciones
1. RECIBIR A LOS VISITANTES Y GUIARLOS A SUS DESTINOS CORRESPONDIENTES.
2. GESTIONAR TODAS LAS LLAMADAS, CORREOS ELECTRÓNICOS, CORRESPONDENCIA Y FAXES TANTO ENTRANTES COMO SALIENTES.
3. REDACTAR, ARCHIVAR Y REVISAR DOCUMENTOS, TALES COMO RECIBOS, REPORTES, MEMOS, HOJAS DE CÁLCULOS Y OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS.
4. ARCHIVAR Y ORGANIZAR DOCUMENTOS, TANTO FÍSICOS COMO DIGITALES, INCLUYENDO CORREOS ELECTRÓNICOS, RECIBOS, REPORTES Y OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE CADA PROYECTO.
5. ESCANEAR DOCUMENTOS FÍSICOS PARA RESPALDARLOS DE FORMA DIGITAL.
6. BRINDAR ASISTENCIA REGISTRANDO INFORMACIÓN Y REALIZANDO EL MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS.
7. RESPONSABLE DE ENVIAR AL COORDINADOR FINANCIERO LOS RECIBOS DE PAGO DE RENTA, SERVICIOS Y OTROS, PARA QUE SEAN PROCESADOS Y PAGADOS OPORTUNAMENTE.
8. COORDINAR Y AGENDAR REUNIONES DE NEGOCIOS, ENTREVISTAS, CITAS, EVENTOS CORPORATIVOS Y OTRAS ACTIVIDADES AFINES.
9. GESTIONAR EL CALENDARIO Y COORDINAR EL TRABAJO CON LAS REUNIONES DE NEGOCIOS.
10.GENERAR EL ORDEN DEL DÍA PARA LAS REUNIONES CON EL OBJETIVO DE QUE SE LLEVEN A CABO DE MANERA EFICIENTE.
11.RESERVAR LOS SALONES DE CONFERENCIA NECESARIOS U OTROS LOCALES.
12.CONFIRMAR LA RESERVA DE SALONES O LOCALES Y COORDINAR LA COMIDA, ADEMÁS DE ENCARGARSE DE LA LOGÍSTICA DEL EVENTO CORPORATIVO.
13.TOMAR NOTAS DURANTE LAS REUNIONES LABORALES, GENERAR UN RESUMEN Y DISTRIBUIRLO ENTRE LAS PERSONAS CORRESPONDIENTES.
14.ENCARGARSE DE LOS PREPARATIVOS DE VIAJE DE LOS EJECUTIVOS DE LA COMPAÑÍA U ORGANIZACIÓN.
15.INTERACTUAR CON BENEFICIARIOS Y TERCEROS, GESTIONAR SUS ARCHIVOS Y RESOLVER SUS RECLAMOS O ENCARGARSE DE SUS REQUERIMIENTOS DE MANERA EFICAZ.
16.LLEVAR A CABO SEGUIMIENTOS Y MANTENER BUENAS RELACIONES CON LOS BENEFICIARIOS Y CON TERCEROS.
17.REDACTAR Y ENTREGAR DOCUMENTOS A TERCEROS QUE SOLICITEN INFORMACIÓN SOBRE PROYECTOS Y REALIZAR EL DEBIDO SEGUIMIENTO.
18.ENCARGARSE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE LA OFICINA Y RESOLVER CUALQUIER PROBLEMA O REQUERIMIENTO ADMINISTRATIVO Y/O FINANCIERO
19.SOLICITAR Y ACORDAR LA REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE OFICINA.
20.SOLICITAR NUEVOS SUMINISTROS Y HACERSE CARGO DEL INVENTARIO, REEMPLAZANDO MATERIALES Y EQUIPOS CUANDO SEA NECESARIO.
21.REALIZAR REPORTES DE GASTOS administrativos de la oficina compras necesarias.
23.ASISTIR EN LA PREPARACIÓN DE INFORMES PROGRAMADOS DE FORMA PERIÓDICA JUNTO CON LA COORDINADORA FINANCIERA.
24.ACTUALIZAR Y MANTENER LOS PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS DE OFICINA.
25. REALIZAR PEDIDOS DE MATERIAL DE OFICINA E INVESTIGAR NUEVOS ACUERDOS Y PROVEEDORES.
26. ACTUAR DE ENLACE CON LOS COORDINADORES DE PROGRAMAS PARA GESTIONAR SOLICITUDES.
27. MANEJO DE CAJA MENOR, LA CUAL SERÁ REVISADA CADA 8 DÍAS POR LA COORDINADORA FINANCIERA.
28.COMPRA DE TIQUETES Y HOSPEDAJES SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DE LA FUNDACIÓN.
Tipo de puesto: Jornada completa
Salario: B/.900.00 al mes
Pregunta(s) de postulación:
- Tiene buen manejo de herramientas ofimáticas sobre todo EXCEL?
- Tiene experiência certificada en Asistencia administrativa y financiera
Educación:
- Técnico superior universitario terminado (Obligatorio)