Background CONTEXTO ORGANIZACIONAL El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apoya a los países del mundo a combatir el Virus de la Inmunodeficiencia Humana (VIH)/ Síndrome de inmunodeficiencia adquirida(SIDA), como así también a reducir el impacto de la epidemia en los países de Latinoamérica y el Caribe (LAC), tanto en los grupos en mayor riesgo como en la población en general. Teniendo en cuenta el enfoque global del PNUD en derechos humanos y gobernabilidad, nuestro trabajo en VIH dedica especial atención a los derechos humanos, la desigualdad de género y los asuntos legales de desigualdad que enfrentan los grupos de diversidad sexual, siendo estos los determinantes estructurales que obstaculizan las respuestas nacionales al VIH.
Para promover y abogar por un abordaje basado en los Derechos Humanos (DDHH), el PNUD apoya iniciativas para el acceso a la justicia, la revisión y reforma legislativa y la aplicación de leyes que sean basadas en los DDHH e iniciativas contra el estigma y discriminación.
Como copatrocinador del El Programa Conjunto de las Naciones Unidas sobre el VIH/Sida (ONUSIDA), el Área de prácticas sobre el VIH / SIDA, aborda dimensiones del VIH relacionado con la planificación del desarrollo, la gobernanza, los derechos humanos, el género y la diversidad sexual en la región de LAC. En el último bienio el PNUD ha contribuido a la aplicación de las iniciativas que crean ambientes propicios legales para la ampliación y el mantenimiento de una respuesta eficaz a la epidemia del VIH. Esto ha incluido auditorías de los marcos jurídicos nacionales para garantizar la sensibilidad y capacidad de respuesta al VIH y la igualdad de género; promulgación de leyes de protección para las personas que viven con el VIH y las mujeres, la mejora de acceso a la justicia para las mujeres y hombres afectados por el VIH, así como la implementación de VIH en programas para los HSH y las poblaciones transexuales. Fortalecimiento de la capacidad y el compromiso de las instituciones y de los parlamentarios nacionales de derechos humanos también ha sido una prioridad para abordar el estigma y discriminación relacionados con el VIH.
El Área de Práctica de VIH del PNUD ha apoyado la capacidad y el desarrollo de liderazgo en la sociedad civil y las organizaciones de base comunitaria en diferentes países para planificar y ejecutar programas de inclusión del VIH y prestar eficazmente los servicios a nivel local.
Como resultado de ello, las alianzas entre el gobierno y la sociedad civil se han fortalecido, y la sociedad civil ha ampliado su papel, lo que permite un alcance más amplio de apoyo de iniciativas sobre el VIH en las comunidades más afectadas. Las iniciativas también han ayudado a capacitar a las redes de la diversidad sexual, las mujeres y las niñas y las personas que viven con el VIH.
Además, el PNUD apoya a los países para poner en práctica programas de salud financiados por el Fondo Mundial de Lucha contra el SIDA, la Tuberculosis y la Malaria (Fondo Mundial) y el VIH.
Duties and Responsibilities
FUNCIONES / RESULTADOS ESPERADOS
Bajo la supervisión directa de el/la Líder del Área de VIH, Salud y Desarrollo Oficina Regional de PNUD para Latinoamérica y el Caribe en Panamá, el/la Asistente Administrativo(a) tendrá las siguientes funciones principales:
1- Apoyo en la gestión presupuestaria: Apoyo la Unidad responsable en la realización de los pagos y archivo de los sus soportes documentales; Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores; Apoyo a la Unidad responsable en la confección de requisiciones, comprobantes de pago, cuando sea requerido; Dar seguimiento en conjunto con la Unidad responsable a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/consultor; Apoyar en la conciliación mensual de los gastos, comparándolos con el reporte financiero que es utilizado en el PNUD Centro Regional cuando sea necesario; Llevar el archivo físico y electrónico sobre las conciliaciones mensuales de gastos, la ejecución presupuestaria y los informes financieros que se requieran.
2- Apoyo en la gestión administrativa: Apoyar la Unidad responsable en los procesos de selección y obtener la documentación requerida para las contrataciones que sean necesarias, archivando los documentos en las carpetas correspondientes tanto físicas como en el archivo electrónico; Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la adquisición de equipos y materiales; Organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario; Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de pagos; Llevar un control de los pagos por renta, teléfonos, mantenimiento y otros; Redacción y confección de notas e informes según requerimiento del supervisor: Asistir la Unidad responsable en la preparación de las actas y otros informes de las reuniones y eventos realizados.
3- Apoyo logístico-administrativo en el desarrollo de misiones y organización de talleres y eventos: Elaborar solicitudes de autorizaciones de viajes, hacer el cálculo correspondiente y realizar el trámite de aprobación, previo a las misiones; Cotizar itinerarios de viaje conforme a las normas del PNUD Centro Regional y adquirir los boletos electrónicos; Reservar alojamiento y asegurar el transporte de consultores, cuando sea requerido; Realizar los trámites correspondientes para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales del personal que viaje en misión, y de participantes a talleres o eventos; Realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios de consultores; Realizar el trámite de obtención de visas para las misiones; Archivar tanto física como electrónicamente la documentación relacionada con las misiones (informes de misión, etc.);Cualquier otra función relacionada con el puesto, asignada por el Team Leader del Clúster de VIH, Salud y Desarrollo.Competencies
COMPETENCIAS
Responsabilidad Corporativa & Trabajo en equipo: Promueve la visión, misión, valores y metas estratégicas del PNUD. Planea, prioriza y entrega las tareas a tiempo.
Orientación hacia resultados: Planea y produce resultados de calidad para obtener los objetivos establecidos. Determina las necesidades del cliente y adapta los productos y servicios del PNUD para satisfacerlas.
Desarrollo y eficacia operacional Capacidad de realizar gestión basada en los resultados y la presentación de informes. Capacidad para apoyar la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de programas y proyectos de desarrollo. Capacidad para llevar a cabo la aplicación de nuevos sistemas de la oficina. Demuestra habilidad de comunicación oral y escrita. Busca y aplica el conocimiento, información y mejores prácticas por dentro y fuera del PNUD.
Orientación al cliente: Se centra en el impacto y resultado para el cliente y responde positivamente a comentarios Construye relaciones sólidas con clientes y agentes externos.Required Skills and Experience
EDUCACIÓN:
Licenciatura en Administración, Finanzas, Contabilidad o áreas afines.
EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia de trabajo en áreas de finanzas, contabilidad, y/o administración;Al menos dos (2) años de experiencia en preparación de informes y reportes financieros;Deseable dos (2) años de experiencia en implementación proyectos, de cooperación internacional;Conocimientos de sistemas ERP, aplicaciones Peoplesoft, o similares;Previa experiencia en la organización de talleres de formación y eventos será valorada;Dominio de programas informáticos básicos de oficina (Windows, Word, Excel, Lotus Notes, Power Point, etc).
IDIOMAS REQUERIDOS:
Dominio del idioma español;Dominio avanzado del idioma inglés.
